Gestão de KPIs: veja as etapas que você deve seguir para ter resultados

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Um indicador-chave de desempenho (ou KPI) é uma métrica quantificável que reflete se a organização está alcançando suas metas e objetivos. Nesse sentido, estabelecer uma gestão de KPIs é essencial para qualquer organização que almeja uma posição estratégica no mercado. Afinal, o que não é medido não pode ser gerenciado, certo?

Além disso, hoje as empresas vivem uma realidade em que o RH deve ser cada vez mais estratégico, de modo a impactar diretamente no engajamento e produtividade dos colaboradores. Então, se você tem interesse nesse assunto, continue lendo este artigo para saber mais sobre como aplicar essa gestão!

Entenda a gestão de KPIs na prática

Como dissemos, os KPIs permitem que a organização meça a sua eficiência em definir e alcançar metas. Para garantir isso, no entanto, é imprescindível definir métricas aderentes aos objetivos estratégicos do negócio, pautados na sua missão, visão e valores.

Por outro lado, somente definir KPIs não resolverá os seus problemas. É preciso levantar dados relevantes e de referência para acompanhar se o processo está mesmo gerando resultados para o negócio.

O ideal aqui é fazer um planejamento estratégico em conjunto como o setor de Recursos Humanos. Diante da necessidade de estabelecer um RH estratégico, a gestão dos indicadores-chave de desempenho se torna uma forte aliada para que a organização, junto ao RH, alcance sua alta performance rapidamente.

Selecione os KPIs mais importantes

De fato, definir indicadores que tenham relevância com os objetivos estratégicos da sua empresa não é tarefa tão fácil. Mas tenha calma, pois vamos lhe ajudar.

As métricas devem ser definidas a partir das expectativas e objetivos de curto, médio e longo prazo — isso é o que levantará variáveis importantes para medir se o processo está gerando resultados positivos ao negócio. Assim, quando estiver definindo suas metas, faça algumas perguntas básicas, como:

  • Por que essa KPI é importante para avaliar o meu negócio?
  • Qual é a visão do meu negócio?
  • Qual estratégia devo usar para alcançar essa visão?
  • Qual é o prazo ideal para o alcance desse objetivo?
  • Quantas métricas devo utilizar?
  • Quais dados serão usados como referência?

Após responder essas perguntas, defina a quantidade de indicadores — mas, cuidado! Definir muitos indicadores pode ser um erro para sua gestão de KPIs, uma vez que fará você perder o foco. O ideal, portanto, é definir cerca de 7 indicadores.

Para garantir uma escolha inteligente, a ferramenta SMART pode ser bem útil e facilitar esse processo. Grosso modo, trata-se de uma sigla em inglês que representa os cinco fatores que devem ser considerados em um indicador. São eles:

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  • S (Específico) — seja claro sobre os seus objetivos e por que eles são importantes;
  • M (Mensurável) — para fazer uma boa gestão de KPIs, é essencial ter uma base de coleta de dados que possa ser feita por meio de gráficos e softwares de gestão. A análise desses dados será fundamental para medir os resultados alcançados;
  • A (Alcançável) — suas metas precisam estar de acordo com a realidade do seu negócio, sendo mesmo possíveis de se alcançar. Metas irrealistas podem ser um fator de desmotivação na equipe;
  • R (Relevante) — observe se o indicador é realmente relevante para a estratégia da sua empresa, e se é capaz de gerar resultados positivos;
  • T (Prazo) — estabeleça prazos para o alcance de cada objetivo e verifique se as metas estão de acordo com o prazo estipulado.

Apoie seus colaboradores na conquista dos KPIs

Sem dúvida, a liderança exerce um papel essencial na gestão de KPIs, apoiando a equipe para que ela alcance as metas efetivamente.

É muito importante comunicar claramente os KPIs a todos, bem como a forma com que cada indicador afeta o resultado do negócio. Ao fazer isso, você equipa os seus colaboradores não para alcançar cegamente essas métricas, mas para entender o seu valor real.

Gerencie a coleta de dados

Para gerenciar seus KPIs, é preciso planejar e definir como você vai capturar os dados necessários para fazer tanto a tabulação quanto a análise necessárias. Para isso, uma ótima solução é manter um software de gestão eficaz, capaz de analisar de perto o desempenho dos seus colaboradores.

Também é importante configurar um painel de desempenho — ou, então, você pode usar o método BSC (Balanced Scorecard) para medir o seu progresso. Basicamente, os painéis de desempenho permitem que o líder acompanhe instantaneamente os processos internos da empresa.

Faça a correção de desvios

Durante esse acompanhamento dos indicadores-chave, é possível identificar problemas ou algum processo que não esteja evoluindo como o esperado. E isso é fundamental para corrigir quaisquer desvios nos indicadores.

Sabemos que lidar com falhas nos processos de uma empresa não é fácil, podendo tomar tempo e recursos, além de causar estresse. A boa notícia é que não precisa ser sempre assim! Veja as dicas a seguir:

  • utilize o diagrama de Ishikawa — ele facilita a identificação de possíveis desvios, o que é o primeiro passo para corrigi-los;
  • priorize suas causas — as causas mais urgentes ao negócio precisam receber prioridade, uma vez que nunca é possível resolver todos os problemas de imediato;
  • estabeleça um plano de ação — para corrigir eventuais falhas e evitar que elas aconteçam novamente.

Bom, podemos dizer que introduzir uma boa gestão de KPIs facilitará o acompanhamento do seu desempenho. Mas lembre-se: para que tudo ocorra como o esperado, a liderança deve desempenhar um bom papel nesse sentido. Quando bem utilizados, os KPIs permitem a mensuração do processo apropriado para cada área do negócio.

O ideal é que os seus KPIs demonstrem o desempenho atual da empresa, apontando o caminho para ações futuras. Para isso, então, faça um controle de metas eficiente! A metodologia OKR, por exemplo, é uma ótima alternativa para maximizar os resultados da sua equipe.

Se você gostou de conhecer um pouco mais sobre a gestão de KPIs, que tal aproveitar agora para conferir também essa metodologia OKR e conferir como ela pode ser aplicada pelo RH?

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